Comment définir des réponses automatiques dans Outlook

Comment définir des réponses automatiques dans Outlook
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Une réponse automatique d'absence du bureau efficace dans Outlook permet de s'assurer que les gens sachent que vous n'êtes pas disponible, quand vous serez de retour et ce qu'ils doivent faire s'ils rencontrent un problème qui nécessite une attention immédiate.

La configuration d'une réponse d'absence du bureau dans Outlook diffère selon que votre compte de messagerie se trouve sur un serveur Microsoft Exchange ou s'il s'agit d'un compte de messagerie (tel que des services de messagerie courants tels que Gmail, Yahoo Mail, etc.).

Les instructions de cet article s'appliquent à Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook pour Office 365 et Outlook.com.

Comment savoir si vous avez un compte Exchange

Si vous ne savez pas si vous utilisez Outlook avec un compte Exchange, consultez la barre d'état au bas de la fenêtre Outlook. Si vous utilisez un compte Exchange, le message Connecté à: Microsoft Exchange apparaît dans la barre d'état.

Créez votre modèle d'e-mail de réponse automatique

Pour configurer une réponse automatique dans Outlook pour un compte de messagerie IMAP ou POP (pour Exchange, voir ci-dessous), utilisez la fonctionnalité de règles d'Outlook. Commencez par créer le courrier électronique à réponse automatique qui sera envoyé aux destinataires pendant votre absence.

  1. Entrer le Assujettir pour le courrier électronique et le texte du message indiquant au destinataire que vous n'êtes pas disponible.

  2. Lorsque vous avez fini de rédiger votre message de réponse automatique, sélectionnez Fichier.

  3. Sélectionnez le Sauvegarder comme type flèche de la liste déroulante et sélectionnez Modèle Outlook.

  4. Outlook utilise par défaut le sujet du modèle comme nom dans le Nom de fichier zone de texte. Changez-le en tout ce que vous aimez et qui vous indique que c'est votre fichier de modèle de courrier électronique d'absence du bureau.

  5. Fermez la fenêtre de message.

Créer une règle de réponse automatique d'absence du bureau

La prochaine étape pour les comptes de messagerie IMAP ou POP consiste à configurer une règle Outlook. Cette règle enverra une réponse en utilisant le modèle que vous avez créé dans la section précédente.

  1. Sélectionner Gérer les règles et les alertes.

  2. Sélectionnez le Règles de messagerie languette.

  3. Sous Appliquer les modifications à ce dossier, sélectionnez le compte de messagerie pour lequel vous créez la réponse automatique.

    Vous aurez la possibilité d'appliquer votre nouvelle règle à tous les comptes lors d'une étape ultérieure.

  4. dans le Commencer à partir d'une règle vide section, sélectionnez Appliquer la règle sur les messages que je reçois.

  5. Sous Étape 1: Sélectionnez la ou les conditions, sélectionnez le Où mon nom est dans la zone À case à cocher.

    La règle de réponse automatique répond à tous les messages entrants si vous désactivez toutes les cases à cocher de condition.

  6. Sous Étape 1: Sélectionnez une action, sélectionnez le répondre à l'aide d'un modèle spécifique case à cocher.

  7. Sous Étape 2: modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), sélectionnez le une modèle spécifique lien.

  8. Sélectionnez le Regarder dans flèche de la liste déroulante, puis sélectionnez Modèles d'utilisateur dans le système de fichiers.

  9. Mettez en surbrillance le modèle que vous avez créé.

  10. dans le Assistant de règles boîte de dialogue, sélectionnez Suivant.

  11. Sous Étape 1: Sélectionnez une ou plusieurs exceptions, sélectionnez le sauf s'il s'agit d'une réponse automatique case à cocher.

  12. Sous Étape 1: spécifiez un nom pour cette règle, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique.

  13. Sous Étape 2: Options de la règle d'installation, sélectionnez le Activer cette règle Si vous souhaitez activer le répondeur automatique, cochez la case correspondante. Si vous ne voulez pas que la réponse automatique soit active maintenant, décochez la case.

    Si vous avez plusieurs comptes de messagerie pour lesquels vous souhaitez utiliser ce répondeur automatique, sélectionnez le Créer cette règle sur tous les comptes case à cocher.

  14. dans le Règles et alertes boîte de dialogue, sélectionnez D'accord.

Outlook envoie une réponse automatique à l'adresse de chaque courrier électronique reçu une fois par session. une deuxième réponse automatique est envoyée après la fermeture et la réouverture d'Outlook.

Comment activer et désactiver les réponses automatiques pour les comptes de messagerie IMAP et POP

Pour les comptes de messagerie IMAP et POP, activez le répondeur automatique chaque fois que vous en avez besoin. Aller à Fichier > Gérer les règles et les alertes > Règles de messagerie, cochez la case en regard de votre règle de répondeur automatique, puis sélectionnez D'accord.

Pour désactiver le répondeur, décochez la case, puis sélectionnez D'accord.

Réponses automatiques pour les comptes Microsoft Exchange

  1. Sélectionner Réponses automatiques.

  2. Sélectionner Envoyer des réponses automatiques. Composez votre réponse automatique dans la zone de texte.

    Pour désactiver une réponse automatique, allez à la Réponses automatiques boîte de dialogue et sélectionnez Ne pas envoyer de réponses automatiques. Les réponses automatiques ne sont plus envoyées.

  3. Optionnel: Définissez la période pendant laquelle vous souhaitez que la réponse automatique soit active. Sélectionnez le Envoyer uniquement pendant cette période case à cocher. Puis définissez le Heure de début et Heure de fin. Seuls les messages reçus pendant cette période recevront une réponse automatique.

  4. Si vous travaillez au sein d'une entreprise ou d'une organisation, vous pouvez disposer d'options supplémentaires pour vos réponses automatiques:

    • Dans mon organisation: Ce message est envoyé aux messages reçus d’autres personnes de la même entreprise ou organisation que vous.
    • En dehors de mon organisation: Le message est envoyé à des personnes extérieures à votre organisation. Sélectionnez le Réponse automatique à des personnes extérieures à mon organisation case à cocher.

Outils de réponse automatique et compléments Outlook

Pour gérer les réponses d'absence du bureau de manière plus centralisée sur un serveur Exchange (y compris les modèles contenant des champs fusionnés avec Active Directory), essayez.

Comment activer les réponses automatiques sur Outlook.com

L'activation des réponses automatiques sur Outlook.com est un processus simple. La fonctionnalité n'offre pas autant d'options que le logiciel Outlook, mais elle est facile à utiliser.

  1. Sur la page Outlook.com Mail, sélectionnez Réglages > Afficher tous les paramètres Outlook.

  2. Sélectionner Courrier > Réponses automatiques.

  3. Allume le Activer les réponses automatiques basculer.

    Pour désactiver les réponses automatiques, désactivez le Réponses automatiques sur basculer.

  4. Optionnel: Sélectionnez le Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée case à cocher. Spécifie le Heure de début et Heure de fin. Les réponses automatiques ne sont envoyées que pendant cette période.

  5. Entrez le message que vous souhaitez envoyer lorsque les réponses automatiques sont activées.

  6. Optionnel: Sélectionnez le Envoyer des réponses uniquement aux contacts case à cocher pour envoyer des réponses automatiques uniquement aux personnes et adresses électroniques de vos contacts Outlook.com.

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